אימות חתימה מרחוק – חשוב לדעת
העולם שלנו הופך לממוחשב ודיגיטאלי מיום ליום, התפרצות מגפת הקורונה האיצה את התהליך והוכיחה לכולנו שניתן ואפילו רצוי, לבצע פעולות עסקיות, משפטיות וחוזיות מרחוק. הצורך לבצע פעולות מקוונות מרחוק הוליד לא מעט פתרונות וכלים שאומצו על ידי המדינה, הציבור הרחב ובמיוחד – בתחום המשפטי. אחד מהפתרונות הללו הוא האפשרות לבצע אימות חתימה מרחוק. מה המשמעות של אימות חתימה? מה ההבדל בין אימות חתימה מרחוק לבין חתימה מאומתת? מתי משתמשים באימות חתימה ולאן מועדות פני הטכנולוגיה?
מה המשמעות המשפטית של אימות חתימה? כיצד הוא מבוצע?
עורכי דין נדרשים לא פעם לאמת חתימה של אדם על מסמך. אך ורק עורך דין רשאי לעשות זאת בהיותו נאמן בית המשפט ומוכר על ידי המדינה כמי שיש לו הסמכות והרשות לאמת את זהותו וחתימתו של אדם. מסמך שעליו אימות חתימה של עורך דין נחשב כבעל תוקף למגוון צרכים משפטיים (פרטים על מתי נדרש אימות חתימה בהמשך).
בהליך מסורתי של אימות חתימה, החותם מתייצב בפני עורך הדין פיזית, מציג את עצמו ומוכיח את זהותו על ידי הצגת תעודה מזהה. עורך הדין מאמת כי הוא אכן האדם הרשום בתעודה, כי הוא זה שאמור לחתום על המסמך וכי הוא מבין את תוכנו. לאחר הקראת אזהרה הקבועה בחוק בדבר הצהרת אמת, עורך הדין רשאי לאמת את חתימתו של האדם שלפניו. האימות הוא על ידי חותמת וחתימה של עורך הדין, במקרים מסוימים גם הצהרה שלו בדבר תקינות ההליך. מסמכים החתומים באופן זה קבילים לכל דבר ועניין משפטי.
אימות חתימה מרחוק
מתי משתמשים באימות חתימה?
המקרה הנפוץ ביותר הוא תצהיר שמוכר לצורך משפטי כלשהו (לאו דווקא מוגש לבית המשפט). דוגמאות כוללות למשל הסכם ממון בין בני זוג, תקנון חברה, מסמכי פירוק חברה, ייפוי כוח, חוזי מקרקעין, פתיחת חשבון בנק בחברה, מכרזים שונים, בקשת רישיונות לעסקים ובכל מסמך הדורש אימות זהותו של אדם בפני גורם ממשלתי או צד ג'.
מה ההבדל בין אימות חתימה פרונטלי לבין אימות חתימה מרחוק?
מבחינה חוקית, למעשה אין הבדל וזאת בדיוק המטרה – לאפשר לעורך דין לאמת חתימה ללא נוכחות פיזית של החותם. במקום להגיע למשרדו של עורך הדין, אפשר לעשות את תהליך האימות מכל מקום למעשה (בגבולות ישראל). כדי שהחתימה תחשב מאומתת על ידי עורך דין באופן התואם את הוראות החוק על עורך הדין בכל זאת לזהות את החותם, אך כאן הזיהוי נעשה מרחוק.
איך עושים אימות חתימה מרחוק על ידי עורך דין? מה התהליך?
כדי לוודא כי החתימה המאומתת מוגנת מזיופים, התחזות ואכן שייכת לאדם החותם ומזדהה בפני עורך הדין מרחוק נקבעו מספר צעדים שיש להשלים:
1. כניסה למערכת ההזדהות הממשלתית – ניתן כמובן עם כרטיס Comsign
2. הצגת תעודה מזהה בזמן היוועדות חזותית (שיחת וידאו)
3. עורך הדין מזהיר את החותם בנוסח הקבוע בהחלטה
4. ההקלטה מתועדת
בעזרת אלו, ניתן לסמוך על אימות זהות החותם על ידי עורך הדין במידה גבוהה. לכן, זיוף חתימה מאומתת על ידי עורך דין בשיטה זו נחשב לנדיר ביותר. לראיה, מסמכים המאומתים באימות חתימה מרחוק קבילים לכל דבר ועניין תחת החוק הישראלי.
מה ההבדל בין חתימה דיגיטלית לאימות חתימה מרחוק על ידי עורך דין?
כיום, וביתר שאת בעקבות מגפת הקורונה, כולנו שואפים לבצע פעולות שוטפות בצורה היעילה ביותר. אנחנו רוצים, בין אם בתור לקוחות, ובין אם בתור בעלי עסקים, לתת ולקבל את השירות הטוב ביותר האפשרי, ובצורה הנוחה ביותר. בדיוק מסיבת אלו פותחו והפכו לנפוצות, תוכנות המאפשרות חתימה דיגיטלית מרחוק. כך למשל, תוכנת Wesign מאפשרת לשלוח מסמכים לחתימה במייל או SMS ישירות מבית העסק לכל גורם – חוזים, הצעות מחיר, מסמכים רבים ושונים הדורשים חתימה – במקום הגעה פיזית, הלקוח חותם דרך הסמרטפון או המחשב. חתימה זו תקפה למגוון גדול מאוד של מטרות אך היא אינה נחשבת למאומתת על ידי עורך דין. הסיבה לאימות על ידי עורך דין היא ווידוא מעבר לכל ספק סביר כי החתימה על המסמך היא אכן של האדם הנכון והמוצהר. חתימה דיגיטלית גרפית או מאובטחת אינה מאפשרת מידה גבוהה כזאת של וודאות שכן אין לדעת מי חתם באמת ולכן היא קבילה למטרות מסוימות אך לא מחליפה אימות חתימה על ידי עורך דין (חתימה דיגיטלית מאושרת) כשכזה נדרש.
מה ההבדל בין חיתום מסמכים בחתימה מאומתת לאימות חתימה מרחוק?
ComsignTrust Desktop מרחיבה את אפשרויות השימוש בחתימה הדיגיטלית המאומתת (בעזרת כרטיס חכם המשלב חתימה דיגיטלית מאושרת) של Comsign. למעשה, התוכנה מחליפה את החתימה הידנית וחותמת העסק על כל מסמך היוצא מבית העסק למשל: חשבוניות וקבלות, חוזים טפסי 101, מכרזים, הצעות מחיר וכל מסמך הדורש חתימה ו/או חותמת רשמית.
ComsignTrust for Lawyers מציעה לעורכי דין לחתום בחתימה דיגיטלית מאושרת ומאובטחת על מסמכים כאילו הניחו חותמת פיזית וחתימה בכתב ידם (המערכת מאפשרת גם חיבור ל"נט-המשפט").
מערכת נדל"ן Online, מבית Comsign, מאפשרת לבצע חתימה על עסקאות מקרקעין, המערכת קבילה משפטית בהתאם לכללי וועדת האתיקה של לשכת עורכי הדין. בעזרת המערכת, ניתן להחתים את הצדדים על עסקאות נדל"ן באופן דיגיטלי. לאחר מכן, ההסכם מאומת על ידי הכרטיס החכם שברשות עורך הדין.
למרות הכלים הללו ויעילותם, אימות חתימה מרחוק על ידי עורך דין על מסמכים הדורשים זאת ספציפית אינו מתאפשר (עדיין) בדרכים אלו. כדי לבצע אימות חתימה מרחוק על עורך הדין לזהות את החותם בשיחת וידאו (היוועדות חזותית) ולפעול לפי ההנחיות בעניין.
האם כרטיס חכם של Comsign יכול להחליף את הצורך באימות חתימה מרחוק?
חברת Comsign הינה גורם מאשר (CA) באישור משרד המשפטים והחברה הישראלית היחידה המוכרת כ- International Trusted CA . חיתום על גבי מסמך באמצעות תוכנת החיתום המקושרת לכרטיס חכם אישי שוות ערך לחתימה פיזית לאחר זיהוי החותם. לא ניתן לשנות אותה, היא כוללת Time Stamp עם תאריך ושעת החתימה, יחד עם מאפייני אבטחת מידע רבים נוספים. עובדות אלו הופכות את החיתום לקביל ותקף לצרכים משפטיים רבים. פיתוחים טכנולוגיים עתידיים יאפשרו לשלב את תהליך החתימה מרחוק עם מערכות Comsign, ולמעשה יאפשר למי שמחזיק בכרטיס חכם להשתמש בחיתום האלקטרוני כאילו זוהה על ידי עורך דין.
אימות חתימה מרחוק – הצעד הבא אל עבר המהפכה הדיגיטלית
לסיכום, חתימה על מסמכים אונליין מתאימה לעידן בו אנחנו עדיין מושפעים מתוצאותיה של ממגפת הקורונה, ומעדיפים לעשות הכול מרחוק. בדיוק כפי שאנחנו מקיימים ישיבות עבודה ופגישות באמצעות המחשב, אימות חתימה מרחוק מאפשר לנו ליהנות מיתרונות המהפכה הדיגיטלית גם בכל הקשור לחתימה על מסמכים, עסקאות וחוזים. בעתיד, אננו צופים הרחבה של האפשרויות לאימות חתימה מרחוק באופן שיאפשר שילוב של מערכות Comsign.
אם החלטתם שאתם רוצים להציע ללקוחות או לספקים שלכם חתימה על מסמכים מרחוק, אם אתם רוצים להשתמש בכרטיס חכם ותוכנות חיתום בחתימה דיגיטלית מאושרת, בהליך פשוט, קל, נוח ומהיר – צרו איתנו קשר ונשמח להתאים עבורכם את הפתרון הנכון ביותר.
תשובות לשאלות נפוצות:
האם אימות חתימה מרחוק תקף גם לתצהירים?
אכן, אימות חתימה מרחוק על ידי עורך דין אכן תקף גם לתצהירים. למעשה, מרבית המסמכים הנחתמים באופן זה הם תצהירים הדורשים אימות חתימה. לאומת זאת, כשמדובר על אימות חתימה מרחוק תוך שימוש בכרטיס זיהוי אישי יש לבדוק כל מקרה לגופו. למשל, חיתום בתוכנת החיתום אינו קביל (עדיין) להגשת תצהירים לבית המשפט.
האם בשום שלב אין צורך בעורך דין?
המטרה של אימות חתימה מרחוק היא לאפשר לאמת את זהותו של אדם והחתימה שלו ללא נוכחות פרונטלית מול עורך הדין. ישנם מקרים בהם עדיין יש צורך באימות חתימה (מרחוק או בפגישה פיזית) על ידי עורך דין ובאחרים מספיק חיתום בעזרת תוכנת ComsignTrust Desktop ומקבילותיה.
האם אימות חתימה מרחוק תקף מחוץ לגבולות ישראל?
באופן עקרוני, כאשר חתימה מאומתת על ידי עורך דין ישראלי תחת הנוהל הרגיל לאימות חתימה (פגישה וזיהוי פיזיים על ידי עורך הדין) היא תקפה גם לצרכי מסמכים מחוץ לגבולות ישראל. מובן שיש לשים לב לחוקים ותקנות הספציפיים למדינה בה יעשה שימוש במסמך וכך גם במסמכים החתומים באימות חתימה מרחוק. חיתום על ידי ComsignTrust Desktop מוכר באופן עקרוני גם לצרכי פעולות עסקיות ומשפטיות בינלאומיות אם כי גם כאן חשוב לשים לב לכך שכל מדינה וכל ארגון בינלאומי פועל על פי מערכת חוקים אחרת ולכן יש לבדוק כל מקרה לגופו.
מה הבסיס החוקי לאימות חתימה מרחוק על ידי עורך דין?
באוגוסט 2019, ועדת האתיקה הארצית של לשכת עורכי הדין הפכה את החלטה את/39/20 בעניין חתימה של עורך דין על תצהיר בהיוועדות חזותית לקבועה. משמעות ההחלטה היא שניתן באמצעות היוועדות חזותית (כלומר שיחת וידאו) לעורכי דין לאמת חתימה ללא נוכחות פיזית של החותם. בהפיכת ההחלטה לקבועה, וועדת האתיקה של לשכת עורכי הדין הכשירה את הליך אימות חתימה מרחוק ככלי לגיטימי לשימוש בכל עת וצורך ולא רק כאמצעי חירום בתקופת מגפת הקורונה.
לסיכום חתימה על מסמכים אונליין מתאימה לעידן בו אנחנו עדיין מושפעים ממגפת הקורונה, ומעדיפים לעשות הכול מרחוק. בדיוק כפי שאנחנו מקיימים ישיבות עבודה ופגישות באמצעות המחשב, אימות חתימה מרחוק מאפשר לנו ליהנות מיתרונות המהפכה הדיגיטלית גם בנושא בכל הקשור לחתימה על מסמכים, עסקאות וחוזים.
אז אם החלטתם שאתם רוצים להציע ללקוחות או לספקים שלכם חתימה על מסמכים מרחוק, צרו איתנו קשר ונשמח להתאים עבורכם את הפתרון המתאים ביותר.
