איך להפחית עלויות IT ולהתייעל ב- 30 יום?

ההתלבטות איך להפחית עלויות הופכת להיות מסובכת ככל שיותר ויותר טכנולוגיות נכנסות לחיינו באופן יומיומי. כמנהלים בחברות, אחת המשימות העיקריות הנצבות בפניכם היא להפחית עלויות IT ועלויות כלליות של תהליכים בארגון תוך כדי הובלת תהליכי התייעלות. למזלנו טכנולוגיות להפחתת עלויות מספקות גם פתרון לבעיית חוסר היעילות בארגונים. מפתיע לראות שבעידן עתיר טכנולוגיות חלק מהחברות עדיין מיישמות תהליכים מיושנים.

בתי עסק "טיפוסיים" הלוקים בחוסר התייעלות: מדוע זה קורה, וכיצד תוכלו לפתור זאת?

בבתי עסק שייעודם הוא שירות לציבור במובן השירותי הטהור, ולא זה הטכנולוגי. בעוד חברות הייטק, וחנויות לממכר מוצרים מוחשיים יימצאו ברובן ברף הגבוה של הטכנולוגיה, חברות ביטוח, רשתות תקשורת קוויות וסלולריות וקופות חולים (למען הגילוי הנאות, האחרונות הן מוסדות, ולא גופים לגמרי פרטיים) צפויות לדשדש מאחור, בשל כך שעיקר העבודה שלהן הוא יצירה ותיעוד של מסמכים, והתקשרות עם לקוחות וספקים באמצעות הקול האנושי. שימוש במדפסת ובמכשיר הטלפון נדמים כחוסכים בכסף מזומן במקרים אלה, אך בפועל ההפך הוא הנכון: הישארות מאחור והתעלמות מטכנולוגיה עולים ביוקר! לכן, נדרש שינוי מהותי בגישתכם, ועליכם להתייחס לעצמכם כחלוצים ומובילים בשימוש בטכנולוגיה עסקית מוטמעת.

דוגמאות לחוסר התייעלות עקב שימוש באמצעי עבודה מיושנים

1. חברות ביטוח המקבלות החלטה לשלוח פוליסות מודפסות למבוטחים – בשונה ממסמכים סטנדרטיים, ברוב המקרים מדובר על חוברות ואוגדנים שלמים על עמודיהם. הכפלת אוגדן בודד בן 5 עמודים על פני מאות אלפי מבוטחים, בהינתן מחיר ממוצע של 6 אגורות לדף, תיצור הוצאה של 30,000 ש"ח במקרה הטוב, וזאת עוד לפני שדיברנו על הוצאות חומרי ההדפסה. הימנעות מהדפסת המסמכים, והשארתם במחשב תחסוך לכם לפחות 70,000 ש"ח בחודש, ולרוב למעלה מכך.

2. חברות תקשורת המחליטות לתייק מסמכים בתיקי לקוחות ידניים ללא גיבוי ממוחשב – מי כמוכם יודע כמה סבוך הוא תהליך ניהול המסמכים בחברת תקשורת. בין אם מדובר ברשת סלולרית, ובין אם בחברה של טלפון קווי, הבקשות לניתוק, חיבור, שינוי תנאי המנוי, וכד' – נערמות מדי יום במאות, אם לא באלפים של מסמכים. התנהלות עם ספריית תיוק המשרתת עשרות עד מאות אלפים של מנויים בחברה, היא התנהלות שלא רק הוכחה כמסורבלת, אלא כגורמת נזקים של ממש. סיפורים על חברות תקשורת שהמשיכו לחייב אחרי ניתוק, או לא שינו את תנאי המנוי הם תולדה של התיוק הידני. בחברות בהן עברו להשתמש בגיבוי ממוחשב, כמעט שאין טעויות, ומרבית הלקוחות מדווחים כי הם מרוצים מהשירות שהם מקבלים. ועוד לא דיברנו על ההוצאות הכספיות דה פקטו על שיחות בירור עם לקוחות ועל תיוק ידני של מסמכיהם, שהיו נחסכות לכם בהתנהלות ממוחשבת.

3. משלוח חשבונות תקופתיים ("בּוֹנִים") לכתובת הדואר של המכותב – טעות שעושות רוב חברות הספק בישראל. מחיר הטעות: הדפסה, הוצאות על נייר והאטת תהליך קבלת התקבול. חברות-ספק שעברו לניהול חשבונות במחשב דרך האינטרנט חוסכות אלפי שקלים בכל חודש.

כיצד תתחילו להתייעל?

חברת הטכנולוגיה מבית קומסיין – "קומסיין-טראסט" פיתחו פתרונות להתייעלות משמעותית. מסמכים הדורשים חותמת וחתימה יוחלפו במסמכים חתומים דיגיטלית. תיוקים יוחלפו בגיבוי ממוחשב משוכלל וקל להתמצאות. התקשרות עם לקוחות דרך הדואר לצורכי תשלום חשבונות תוחלף בהתקשרות עמם דרך שרת ממוחשב ומאובטח ישירות ל- E-mail. החתימות על כל המסמכים מאובטחות ומאושרות על ידי "קומסיין" הגורם המאשר, ועל ידי משרד המשפטים. עשרות חברות ועסקים כבר הולכים בדרך זו ומרגישים את השינוי. ומה אתכם?

אולי יעניין אותך גם?