איך להפוך את המשרד שלכם לירוק יותר ב- 4 שלבים
רוצים להפוך את המשרד שלכם לדיגיטלי וירוק יותר, אבל לא מצליחים להגיע לזה כבר שנים?
הכתבה הזו תעזור לכם לתכנן את המהלך ב-4 שלבים פשוטים….
קודם כל נרגיע, זה קל ופשוט, בתנאי שעובדים עם המקצוענים!
קומסיין מסייעת לארגונים מכל הגדלים להפוך מארגונים שמבזבזים הרבה ניירת ומשאבים מיותרים, לארגונים דיגיטליים וירוקים כבר הרבה שנים.
דיגיטציה של תהליכי עבודה יכולה להיתפס כמאתגרת ובלתי מושגת, מסובכת ואיטית, אולם בנהיגה נכונה התהליך יכול להיות גם מלהיב וברי הגשמה בקלות יחסית.
אז איך עושים את זה נכון?
- ראשית, מגבשים אסטרטגית "די לניירת!" או paperless strategy. מנכ"ל החברה צריך לחתור לכך ברמה האסטרטגית של ניהול החברה.
- מתחילים לגבש תהליכים פנים חברתיים של מעבר הדרגתי, לפי מחלקות או לפי תהליכים בחברה. למשל, מגדירים כי בשלב הראשון הנהלת החברה תבצע חתימה על חוזי עבודה והסכמים שונים בצורה דיגיטלית. לאחר מכן, מגדירים כי מחלקת המכירות מתחילה לבצע החתמות דיגיטליות מרחוק, לצורך החתמת חוזי מכירה והסכמים עם הלקוחות. לאחר מכן, כאשר מחלקת המכירות הטמיעה את התהליך בהצלחה, העובדים עצמם מפיצים את הבשורה לשאר המחלקות. אז תתחילו לשמוע במסדרונות הארגון אמירות כמו : איזה יופי זה עובד, אני לא צריך יותר להדפיס, לסרוק לשמור ולשלוח קבצים. בנוסף אפשר להגדיר חשבונית דיגיטלית ועוד ועוד
המחלקה הבאה שיכולה, למשל, לעבור תהליך דיגיטציה הינה מחלקת גיוס עובדים, בכל הקשור להחתמת חוזים, טפסי 101 וכו. לאחר מכן ניתן לעבור ללב ליבו של כל ארגון – מחלקת הכספים, שששומרת הרבה ניירת (7 שנים) ואין יותר צורך בכך.
- מה לעשות עם כל החשבוניות והמסמכים שכבר שמורים בקלסרים על המדפים, או בארכיונים פיזיים מרוחקים שנים על גבי שנים? מה קורה כשרוצים לשלוף מסמך מסויים?
אז יש את אלו שישלחו את מנהלת חשבונות לארכיון המאובק והצפוף, ללא אוויר, כדי לאתר את התיקיה הנכונה ויש כאלה שישלחו מייל בקשה לאיתור המסמך לחברת הארכיון, יחכו לתשובתם שהמסמך יגיע תוך 5 ימי עסקים, במקרה הטוב, וישלמו לא מעט כסף.
אבל, אפשר גם לעשות דברים בצורה יעילה יותר ולהטמיע בחברה את הארכיון הדיגטלי ששומר על הניירת הסרוקה, מפנה את הארגזים והקלסרים מהמדפים, ומייתר שירותי ארכיון פיזי מרוחק בתשלום. איך עושים את זה? פשוט סורקים את המסמכים הקיימים והופה! מבערים את כל הניירת שנותרה. המסמכים החדשים שכבר נמצאים בהחחתמה הדיגיטלית על ידי התוכנה היעודית ישמרו ישירות בארכיון.
- בשלב האחרון, נהנים מנדל"ן פנוי במשרד, הופכים אותו לפינת גיבוש מגניבה לעובדים או אפילו לחדר כושר קטן.. מי יודע?! או פשוט מוותרים על החדר וחוסכים כסף בשכירות בבניין משרדים המפואר.
אז למה אתם מחכים?
דברו איתנו על פתרון משולב חתימה מרחוק ותשתית חתימה ארגונית כולל ארכיון הדיגיטלי …. אנו לשרותכם.
אולי יעניין אתכם גם:
