למה חשוב לשים לב כשעובדים עם חשבונית דיגיטלית?
אחת הדרכים הטובות ביותר עבור כל עסק להתייעל ולצמצם שימוש מיותר בנייר היא על ידי הנפקת חשבוניות דיגיטליות. היתרונות של חשבונית דיגיטלית על פני חשבונית נייר הוא רב וכולל נוחות ללקוח, תיעוד קל ופשוט של כל החשבוניות, חיסכון במשאבים וכמובן יצירת תדמית של עסק מתקדם ובעל מודעות לקיימות. אך למה חשוב לשים לב כאשר עובדים עם חשבוניות דיגיטליות? למה לשים לב במיוחד כאשר מקבלים חשבונית דיגיטלית?
האם החשבונית כוללת את כל הפרטים הדרושים על פי חוק?
בין אם מקבלים או שולחים חשבוניות דיגיטליות הדבר הראשון שיש לשים לב אליו הוא הפרטים המופיעים על גבי החשבונית. על מנת שחשבונית דיגיטלית תעמוד בהוראות החוק עליה לכלול את כל הפרטים הכלולים בחשבוניות נייר, אלו כוללים:
- מספר סידורי
- פרטי העסק המלאים כולל כתובת ופרטי התקשרות
- תאריך
- מספר התיק ברשויות המס
- המחיר ששולם
- תיאור המוצר או השירות הנרכש כולל מס' הפרטים שנרכשו
- שיעור המע"מ שנגבה (אלא אם כן מדובר על קבלה מעוסק פטור)
- חתימה
חשבונית דיגיטלית שאינה כוללת אחד מהפרטים הנ"ל עשויה שלא להתקבל על ידי רשויות המס. יתרה מכך, ייתכן ומדובר בחשבונית שהונפקה באופן חובבני, על ידי גורם שאינו בקיא בתחום או אולי אפילו מזויפת. מובן שאלו מקרים נדירים ומרבית העסקים מוציאים חשבוניות דיגיטליות העומדות בתנאי החוק.
מי חתום על החשבונית?
כאשר מקבלים חשבונית דיגיטלית חשוב לבדוק האם היא אכן חתומה ומי בעל החתימה. האם בעל העסק? האם נציג מטעמו? האם החתימה כוללת אמצעי אבטחה אלקטרוניים המאשרים את זהות החותם? מעבר לכך יש לבחון את החתימה עצמה. האם היא נעשתה באמצעות "העתק הדבק" של תמונה? האם היא סימן גרפי שנעשה בעזרת מסך מגע? או האם מדובר על חתימה בעלת רמת זיהוי ואבטחה גבוהות יותר. כמובן שחשבוניות דיגיטליות היוצאות ממערכות ממוחשבות בעסקים אמינים יהיו חתומות בצורה מקצועית, כולל אמצעי הגנה וזיהוי אלקטרוניים. דוגמה טובה לכך היא חשבוניות היוצאות מבתי עסק להם מערכת זיהוי חכמה המאפשרת רק לבעל כרטיס אישי לחתום דיגיטלית על גבי החשבונית. דוגמה נוספת היא מערכות בהן משתמשות חברות ענק כגון חברות התקשורת המפיקות מאות אלפי חשבוניות ללקוחותיהן והחשבוניות שלהן חתומות על ידי מערכת אוטומטית. בשני המקרים, הקובץ של החשבונית יכלול מידע אלקטרוני אודות החתימה.
רמת האבטחה והאמינות של חשבוניות דיגיטליות
ישנן מספר אפשרויות לחתימה על גבי חשבונית דיגיטלית. החוק בישראל מבדיל בין 3 סוגי חתימות דיגיטליות:
- חתימה דיגיטלית – סימון אלקטרוני כגון תמונה של חתימה ידנית, סימון על גבי מסך מגע וכדומה. חתימה זו קלה לזיוף ומרבית העסקים המקצועיים ובעלי המוניטין היציב לא משתמשים בה.
- חתימה מאובטחת – נעשית בעזרת אמצעים אלקטרוניים והיא ייחודית לבעליה, מאפשרת זיהוי של בעל החתימה והונפקה על ידי אמצעי חיתום כגון כרטיס זיהוי אישי הנמצאים בשליטתו הבלעדית של החותם. המסמך החתום כולל את הפרטים של החותם ומאפשרת לזהות אם נעשה שינוי במסמך לאחר החיתום.
- חתימה מאושרת – מאושרת על ידי גורם שלישי שאינו קשור לחותם. חשבונית עם חתימה מאושרת נחשבת לאמינה ביותר. הסיבה לכך היא שקשה מאוד להתכחש לחתימה מכיוון שהיא מאומתת על ידי גורם מוסמך מטעם רשויות המדינה, אשר אינו קשור קשר ישיר לבעל החתימה. הקובץ כולל את כל הפרטים של החותם ושל הגורם המאשר והוא מזהה אם נעשו שינויים לאחר החיתום.
מובן כי ככל שרמת האבטחה של החתימה גבוהה יותר כך ניתן לסמוך על אמינות החשבונית.
אולי יעניין אתכם גם:
