הוספת חתימה דיגיטלית למסמך

מהי חתימה דיגיטלית ולמה היא חשובה?

חתימה דיגיטלית על מסמכים היא שיטה טכנולוגית המאפשרת לאשר מסמכים דיגיטליים באופן מאובטח, חוקי ומחייב. פתרון זה מבוסס על הצפנה קריפטוגרפית המבטיחה כי האישור לא ניתן לזיוף, וכי המסמך נשאר ללא שינוי לאחר תהליך האישור. הוספת חתימה דיגיטלית למסמך נפוצה בארגונים שצריכים חתימת מסמכים דיגיטלית באופן שוטף, כמו מוסדות פיננסיים ואנשי מקצוע הזקוקים לוודא את האותנטיות של מסמכים דיגיטליים חשובים.

כיצד ניתן להוסיף חתימה דיגיטלית למסמך?

חתימת מסמכים דיגיטלית היא תהליך פשוט וניתן לביצוע בכמה דרכים, בהתאם לסוג המסמך והפלטפורמה שבה משתמשים. תחילה, יש לבחור תוכנה מתאימה מבין האפשרויות הקיימות כמו Adobe Acrobat, Microsoft Word או פתרונות מתקדמים כגון Comsign שמציעה מגוון כלים לניהול מסמכים דיגיטליים. לאחר מכן, יש להעלות את המסמך לתוכנה הנבחרת ולבחור את אופן האישור המתאים – באמצעות חתימה ידנית על גבי המסך, שימוש באישור מוצפן, או טוקן חכם. לאחר שהאישור הוטמע במסמך, ניתן לשמור אותו בפורמט PDF או DOCX ולשתף אותו עם גורמים חיצוניים בביטחון מלא.

יתרונות וחסרונות של הפתרון 

יתרונות:

• הוספת חתימה דיגיטלית למסמך מבטיחה כי המסמך לא שונה לאחר האישור
• מוכרת בחוק הישראלי והבינלאומי
• חוסכת זמן – אין צורך להדפיס, לאשר ידנית ולסרוק מחדש
• הוספת חתימה למסמך וורד ולמסמכים נוספים מתבצעת במהירות

חסרונות:

• דורשת תוכנה מתאימה – יש להשתמש בכלים ייעודיים
• תלות בטכנולוגיה – מצריכה חיבור לאינטרנט ותשתית דיגיטלית
• עלות – פתרונות מתקדמים דורשים רכישה או מנוי חודשי

סוגי מסמכים המתאימים לאישור דיגיטלי 

חתימה דיגיטלית על מסמכים מתאימה למגוון רחב של צרכים עסקיים. בין המסמכים הנפוצים נמצאים חוזים והסכמים משפטיים, המאפשרים אימות תוכן קריטי בצורה מאובטחת. חתימת מסמכים דיגיטלית נדרשת במיוחד עבור חשבוניות וקבלות בארגונים ועסקים, כמו גם עבור מסמכים פנימיים או רשמיים. בנוסף, מסמכים דיגיטליים בנקאיים וטפסי בקשות יכולים לקבל אישור דיגיטלי, ובכך לאפשר לארגונים וללקוחות לאשר אותם מבלי להגיע פיזית לסניף.

איך לוודא שהאישור הדיגיטלי תקף?

מסמך ממוחשב חתום דיגיטלית צריך להכיל הצפנה תקפה ומוכרת על ידי הגופים הרלוונטיים. תוכנות אישור מתקדמות, כגון פתרונות Comsign, יודעות לזהות האם המסמך אושר באופן חוקי ומציגות אינדיקציה ברורה לגבי תוקף האישור. לדוגמה, כאשר משתמשים בתוכנה זו, ניתן לראות תווית המאשרת את חוקיות התהליך ובמקרים רבים אף לבדוק את פרטי המאשר, לרבות תאריך ושעת האישור.

מניעת שינויים בלתי מורשים

חשוב לוודא שהמסמך לא שונה לאחר האישור, שכן כל שינוי עשוי לפגוע בתוקפו. לדוגמה, אם חוזה אושר דיגיטלית ונעשה בו שינוי לאחר מכן, התוכנה תתריע על כך שהמסמך אינו תואם למקור המאושר. כדי למנוע בעיות מסוג זה, יש לוודא שהתהליך מתבצע בפורמט מאובטח כגון PDF, המונע עריכה בלתי מורשית.

כיצד לבחור את הפתרון המתאים? 

הוספת חתימה דיגיטלית למסמך צריכה להתבצע באמצעות פתרון המתאים לצרכי המשתמש ולאופי המסמכים המיועדים לאישור. חברת Comsign, למשל, מציעה מגוון פתרונות המותאמים לארגונים בגדלים שונים, כולל אפשרות לאישור באמצעות טוקן USB חכם או אישור בענן עם אימות דו-שלבי.

תקנים ותאימות

יש לוודא שהתוכנה הנבחרת עומדת בדרישות החוקיות של אישור דיגיטלי, הן ברמה המקומית והן הבינלאומית. עבור עסקים הפועלים מול גופים ממשלתיים או מוסדות פיננסיים, חיוני לבדוק שהפתרון עומד בתקנים מחמירים כמו eIDAS באירופה או תקנות ה-ESIGN בארה"ב. כמו כן, חשוב לוודא תמיכה במגוון רחב של פורמטים, כולל PDF, Word ואפילו XML או Excel.

לסיכום

הוספת חתימה דיגיטלית למסמך הפכה להליך חיוני בארגונים רבים, המאפשר אבטחת תוכן, חיסכון בזמן והגברת האמינות. כיום, חתימה דיגיטלית על מסמכים היא סטנדרט בתעשייה, וחתימת מסמכים דיגיטלית מאפשרת לארגונים לנהל את מסמכים דיגיטליים שלהם ביעילות. הפתרונות הזמינים כיום, ובמיוחד אלו המוצעים על ידי Comsign, מאפשרים אישור קל, מאובטח וחוקי של מסמכים חשובים.

שאלות ותשובות