חתימה ירוקה משנה את זרימת העבודה

תארו לעצמכם עולם שבו חתימה על מסמכים תתבצע בקלות של הקשה על כמה קליקים. ברוכים הבאים לעידן של חתימה ירוקה, כפי שהיא מוצגת במאמר זה, שמסביר איך לנהל משרד דיגיטלי חכם ויעיל, בקלות ובפשטות.

חתימה ירוקה כחלק מתהליך טרנספורמציה דיגיטלית

חברות וארגונים רבים עוברים היום להתנהלות בדיגיטציה כמעט מלאה, ומתחילים עם חתימה דיגיטלית שמפחיתה באופן משמעותי את התלות בניירת, לצד יתרונות במונחים של ייעול תהליכים ושיפור התפקוד הכולל בחברה.

לחברת ComSign יש את מערך פתרונות מקיף לחתימות דיגיטליות מאובטחות וקבילות מבחינה משפטית. אז בואו נבין איך גם אתם יכולים לייעל את ההתנהלות העסקית שלכם וליצור רושם של ארגון מכובד ומתקדם שדואג לאבטחת המסמכים העסקיים שמוחלפים בינו לבין הלקוחות, הספקים ובעלי העניין השונים.

נתחיל עם הכרת היתרונות החשובים של מעבר לחתימות דיגיטליות

חתימה דיגיטלית מגיעה עם כמה יתרונות חשובים:

אופטימיזציה של תהליכים

חתימות דיגיטליות מפשטות ומזרזות את זרימות העבודה, ומבטלות את הצורך בהדפסה, סריקה ואחסון פיזי של מסמכים. אופטימיזציה זו מובילה לקבלת החלטות מהירה יותר ושיפור הפרודוקטיביות.

פתרונות ללא נייר

עם בחירת פורמט חתימה דיגיטלית מאושרת, ניתן להפחית באופן משמעותי את השימוש בנייר, ולהתחיל התנהלות עסקית ירוקה שתומכת בסביבה ומפחיתה את עלויות האחסון ואת דרישות השטח הפיזי.

שיפור בקרת מסמכים

חתימות דיגיטליות מציעות שליטה מדויקת על ניהול מסמכים עם אפשרויות מעקב, ניהול ושחזור קל של מסמכים, כך שמידע חשוב לא הולך לאיבוד.

אישור והסמכה

החתימה הדיגיטלית המאושרת של קומסיין עומדת בחוק החתימה האלקטרונית משנת 2001, כלומר, כל מסמך שנחתם עמיד בפני חבלה וקביל מבחינה משפטית.

בנוסף, ComSign היא החברה היחידה בישראל המוכרת כגוף הסמכה תחת eIDAS, התקן האירופאי המחמיר והמתקדם ביותר. הסמכה זו מקנה לתעודות הדיגיטליות של Comsign קבילות חוקית בכל מדינות אירופה.

אבטחת מידע חזקה

עם פרוטוקולי הצפנה ואבטחה מתקדמים של פלטפורמת wesign, חתימות דיגיטליות מגנות על מידע רגיש מפני גישה בלתי מורשית וחבלה, כך שאתם מקבלים שקט נפשי בידיעה שהנתונים שלכם מוגנים.

יישום אסטרטגיית חתימה דיגיטלית

על מנת לעבור ביעילות לחתימות דיגיטליות, מומלץ להתחיל עם יצירת אסטרטגיה מקיפה של ניהול כדי ליישם את התהליך בהדרגה בין המחלקות. לדוגמה:

• ייזום חתימות דיגיטליות עבור חוזים והסכמים ברמה גבוהה.
• מעבר לחתימות דיגיטליות מרחוק עבור חוזי לקוחות, ליצירת מערך עסקאות נטול תקלות.
• דיגיטציה של מסמכי העסקה והסכמי עובדים.
• הטמעת ארכיון דיגיטלי לאחסון מסמכים לטווח ארוך, תוך ביטול הצורך בארכיונים פיזיים.

ביצוע המעבר

חשוב להתייחס לשאלת המסמכים הקיימים, ובנושא זה, המעבר לארכיון דיגיטלי כולל סריקה ואחסון מאובטח של כל המסמכים ההיסטוריים, עם פינוי מקום פיזי שמפשט את שליפת המסמכים.

פתיחת חללי משרד חדשים

ברגע שהחתימות הדיגיטליות מיושמות במלואן, ניתן ליישם מחדש את השטח החדש במשרד באופן יצירתי – אולי כאזור שיתופי לעובדים או כאמצעי לחיסכון בעלויות על ידי צמצום השטח השכור.

חתימה דיגיטלית וזיהוי במערכות ממשלתיות

הכרטיס החכם של ComSign מספק פתרון חזק לחתימה דיגיטלית וזיהוי על פני פלטפורמות ממשלתיות שונות, עם גישה נטולת תקלות לתקשורת עם ממשקים ממשלתיים רבים, כולל:

• ייעול הגשת דוחות מע"מ.
• הקלה על סחר בינלאומי וציות לתקנות מיסוי.
• טיפול בתיעוד ביטוח.
• ניהול יעיל של מיסי מקרקעין.
• אפשרות הגשת מסמכים אדריכליים ללא תקלות.
• שיתוף פעולה דיגיטלי עם מכון התקנים.
• הגשת מכרזים בקלות.
• ניהול תיעוד פטנטים.
• ניהול רישום ותיעוד חברות ברשם החברות.

עם ComSign, ניתן להשתמש בטפסים מקוונים באתרי ממשלה שונים, להגיש מסמכים חתומים דיגיטלית באמצעות דואר אלקטרוני (עם חתימה ירוקה שיש לה משקל חוקי כמו לחתימה פיזית), ולקיים אינטראקציה עם מערכות וגופים רבים בצורה נוחה, מהירה ויעילה יותר מאי פעם בעבר.

השפעת חתימות דיגיטליות על יעילות עסקית וקיימות סביבתית: ממצאי מחקר

במחקר שנערך לאחרונה בשיתוף פעולה של יוזמת עסקים ירוקים, ארגון בינלאומי ללא מטרות רווח שמוקדש לקידום שיטות עסקיות ירוקות, והמכון לטרנספורמציה דיגיטלית, גוף מחקר וייעוץ בינלאומי שמתמחה בחקר ויישום טכנולוגיות דיגיטליות בפעילות עסקית – נבדקו ההשפעות של יישום חתימות דיגיטליות על הפעילות העסקית ועל הקיימות הסביבתית.

המחקר סקר 500 חברות בתעשיות שונות על פני תקופה של 12 חודשים, תוך ניתוח נתונים על זמני עיבוד מסמכים, חיסכון בעלויות והשפעה סביבתית, תוך שימוש בגישה של שיטות מעורבות, בשילוב נתונים כמותיים מרישומי החברה עם ראיונות איכותניים מבעלי עניין מרכזיים.

חברות סווגו לשתי קבוצות: אלה המשתמשות בחתימות רגילות מבוססות נייר ואלה המשתמשות בחתימות דיגיטליות, ובמהלך המחקר התבצע מעקב וניתוח אחר מדדי מפתח כגון זמני עיבוד, עלויות וחיסכון סביבתי.

ממצאי המחקר

הממצאים של המחקר מדגישים את היתרונות המשמעותיים של חתימה ירוקה בשיפור היעילות העסקית וקידום קיימות סביבתית, עם הפחתה בעלויות וצמצום ההשפעה האקולוגית, כיתרונות שהובילו בעלי עסקים רבים לבחור בטכנולוגיה זו.

החוקרים ממליצים על הטמעה רחבה יותר של חתימות דיגיטליות בתעשיות שונות על מנת לממש את היתרונות ולתמוך בעתיד ירוק יותר. המחקר נערך בשנת 2024 והתפרסם בכתב העת לחדשנות דיגיטלית, תחת הכותרת: השפעת חתימות דיגיטליות מרוחקות על יעילות עסקית וקיימות סביבתית.

בשורה התחתונה, מתחילים היום לנהל את המשרד עם חתימות מאובטחות, יעילות וירוקות!

בחירת פתרון חתימה ירוקה הוא צעד ניהולי לקראת מודרניזציה של חברה בטוחה ואחראית לסביבה, במקביל לשיפור היעילות התפעולית. עם האבטחה המתקדמת, התהליכים היעילים והחוסן המשפטי שמציעים חתימות דיגיטליות מאושרות, הארגון שלכם עומד להרוויח משמעותית.

מוכנים לשדרג את זרימת העבודה שלכם? אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר כדי להבין את האופן שבו פתרונות החתימה מרחוק שלנו יכולים לשנות את העסק שלכם, וליצור מקום עבודה יעיל וידידותי יותר לסביבה.

אתם שואלים, אנחנו עונים:

מהי חתימה דיגיטלית מרחוק ואיך התהליך עובד?

חתימה דיגיטלית מרחוק היא חתימה אלקטרונית שנוצרת ומוחלת על מסמכים באמצעות פלטפורמה מקוונת, ללא צורך בנוכחות פיזית. התהליך מבוסס על שימוש בשיטות הצפנה כדי לוודא את האותנטיות והשלמות של המסמך החתום.

משתמשים יכולים ליישם חתימה על מסמכים אונליין מכל מקום, באמצעות תעודה דיגיטלית מאובטחת שמונפקת על ידי ComSign.

האם חתימות דיגיטליות מרחוק מחייבות מבחינה משפטית?

כן. חתימות דיגיטליות מרחוק מחייבות ומוכרות על פי חוקים ותקנות שונים, כולל חוק החתימה האלקטרונית משנת 2001 ו-eIDAS באירופה.

חתימות אלו מספקות את אותו מעמד משפטי כמו חתימות בכתב יד, ומאפשרות לוודא שמסמכים חתומים דיגיטלית קבילים בבית המשפט וניתנים לאכיפה.

עד כמה חתימות דיגיטליות מרחוק מאובטחות?

חתימות דיגיטליות מרוחקות מאובטחות ביותר, ומבוססות על שימוש בטכניקות הצפנה מתקדמות כדי להגן מפני זיוף ושיבוש.

התעודה הדיגיטלית המשמשת לחתימה מבטיחה שזהות החותם מאומתת, וכל שינוי במסמך לאחר החתימה ניתן לזיהוי מידי. רמת אבטחה זו עוזרת לשמור על שלמות המסמך ועל אמינות החתימה.

מהם היתרונות של שימוש בחתימות דיגיטליות מרחוק לעסקים?

חתימות דיגיטליות מרחוק מציעות יתרונות רבים לעסקים, שהעיקריים שבהם כוללים:

• האצת תהליך החתימה עם אפשרות לביצוע מהיר של חוזים והסכמים.
• הפחתת הצורך בהדפסה, דיוור ואחסון פיזי של מסמכים.
• אפשרות לחתימה מכל מקום, בכל זמן, מה שמקל על עבודה מרחוק ועסקאות גלובליות.
• תמיכה בסביבה עם הפחתת השימוש בנייר.